Erasmus+ Öğrenci Değişim Programı ile Avrupa’da bir üniversitede değişim öğrencisi olarak bulunacak ve eğitim hayatınıza yeni bir sayfa açacaksınız. Size bu sürece başlarken ve süreç içinde ihtiyaç duyacağınız bilgileri aşağıda sunacağız. Her üniversitenin ve eğitim kurumunun kendi prodesürleri olduğunu ve bazı prosedürlerin farklılaşabileceğini unutmayın, böyle durumlar için her zaman kabul aldığınız okulun uluslararası ilişkiler ofislerinin web sayfalarını ziyaret edip karşı kurum danışmanlarınızla irtibatta olmanız gerekmektedir. Bu rehber size gitmeden önce yapmanız gerekenlerle ilgili genel bir fikir verecektir ve sürekli güncellenecektir. Belirli aralıklarla takip etmenizi tavsiye ederiz.
ADIM 1:Kabul Belgesi- Acceptence Letter
Gideceğin üniversitenin web sayfasına girip Erasmus Başvuru Formunu (Application Form) doldurman gerekiyor. Bu genellikle Online/email ile yapılıyor. Bazı üniversiteler posta ile isteyebilir.
Bazı üniversiteler Öğrenim Anlaşmasını da Başvuru Formu ile isteyebilirler. Bu durumda bir sonraki adımı da beraberinde yapman gerekir.
Başvuru Formu ile istenebilecek diğer bir belge ise Not Çizelgesidir (Official Transcript). Bunu İngilizce olarak Öğrenci İşlerinden (Register’s Office) temin edebilirsiniz. Karşı üniversitenin ıslak imzalı (Offical) veya kopyasını isteyip istemediğine dikkat etmeniz gerekir.
Bu adımları tamamladığında karşı okuldan Kabul Belgen gelecektir. Bu belge ile yurtdışında kalacağın yurdunu ayarlamak için işlemlere başlayabilirsin. Genellikle web adresinde bir “Accommodation Form”bulunur ve bunun doldurulup gönderilmesi gereklidir. Bu işlem daha sonraya bırakılırsa öğrenciler fiyatı yüksek yerlerde kalmak zorunda kalabilirler.
ADIM 2:Öğrenim Anlaşması- Learning Agreement
Programın en önemli belgelerinden biri Learning Agreement yani Öğrenim Anlaşmasıdır. Bu anlaşma senin Avrupa’da bulunduğun dönemde aldığın derslerinin Türkiye’de kabul edilmesi, denklik sağlaması ve kredilerini uygun olarak saydırman için büyük önem taşır. Bu nedenle bu formu hocalarından destek alarak doldurmanı öneriyoruz.
Bu belgeyi Tarsus Üniversitesi Erasmus Bölüm Koordinatörü, Kurum Koordinatörü ve karşı üniversitenin Erasmus Bölüm koordinatörü ve Kurum Koordinatörü ile öğrenci arasında imzalanır.
Karşı kurumun web sayfasına girip uygun dersleri kendi kurumunda alacağın derslere göre seçmen gerekiyor. Daha sonra koordinatörlerine derslerin uygun olup olmadığını danışabilir ve beraber karar verebilirsiniz. Öğrenim anlaşmasına seçilecek dersin kodu ve ECTS kredisi mutlaka yazılacaktır. Bütün öğrencilerin bir yarıyılda 30 ECTS kredisialması gereklidir. Yüksek lisans ve doktora öğrencileri bu ders seçimi aşamasında hem koordinatörleri hem de tez danışmanları ile birlikte çalışacaklar.
Gidilen üniversitede seçilen dersin açılmaması, kontenjanın dolu olması gibi sebeplerle öğrenim anlaşmasında değişiklik yapılması gerekebilir. Bu durumda belgenin güncellenmesi gerekir. Learning Agreement’ın During the Mobility sayfası bunun içindir. Yapılacak değişiklik toplam kredinin yüzde 30’unu geçerse yeniden kurul kararı alınması gerekebilir.
Belgeler orijinal olarak imzalanmış olması gerekmektedir ve son tarihlerinden önce gönderilmelidir.
ADIM 3:Pasaport ve Vize
Vize İşlemleri Öğrencinin sorumluluğundadır. Gideceğiniz ülkenin büyükelçiliğine veya konsolosluğuna başvurup vize işlemlerini gerçekleştirmeniz gerekmektedir. Bu genelde gideceğiniz ülkenin konsolosluk sayfasında bulunan online bir başvuru platformundan yürütülür ve gerekli belgelerin toplanmasını sisteme yüklenmesini gerektirir.
Vizeye başvurmadan önce pasaportunuzu çıkartmanız gerekir.
Uluslararası İlişkiler Biriminden Pasaport ve Vize Yazısı almanız gerekmektedir.
Pasaport yazısı ile pasaport çıkartırken harç ödememeniz için kullanılır ancak 25 yaş altı öğrencilerin Pasaport Yazısı almasına gerek yoktur.
Vize yazısı olmadan vize alınamaz. Uluslararası İlişkiler Ofisimizden aldığınız vize yazısının geçerlilik süresi Konsolosluklar tarafından 15 gün olarak değerlendirilir.
Vize için bazı durumlarda finansal yeterliliği gösterir ek belge/belgeler istenebilir. Bu durumda vize yazısı yanında öğrencinin bankada belirli bir miktar parasının olduğunu gösteren bir banka hesap cüzdanı göstermesi gerekebilir.
Vizen çıktıktan sonra vize sayfasını taratıp mail veya bir bulutta tutun bir kopyasını göndermeniz gerekecektir.
ADIM 4:OLS- Dil Sınavı
Erasmus programından yararlanacak öğrencilerin Online Dil Sınavı’na(OLS-Online Language Support) girmeleri zorunludur.Aksi takdirde yararlanıcı ile sözleşme imzalanamaz ve öğrencinin her türlü evrakı hazır olsa dahi gidemez.
ADIM 5:Sigorta
Tüm program faydalanıcılarının Seyahat Sağlık Sigortası yaptırması gerekmektedir. Bu sizi yurtdışında güvenceye alacaktır ve kalacağınız gün sayısına göre yapılmaktadır. Sigortanızın bir kopyasının birimimize teslim etmeniz gerekmektedir.
Ülkelerin ve üniversitelerin sağlık sigortası ile ilgili uygulamaları farklı olup, bazı üniversiteler öğrenciye tambir sağlık güvencesi sağlarken çoğu da öğrencinin bir sağlık sigortası ile gelmesini istemektedir. Hatta Konsoloslukların büyük bir bölümü sağlık sigortası olmadan vize vermemektedir. Öğrencinin gideceği üniversitenin prosedürlerini öğrenip buna göre ya Türkiye’den (konsolosluk veya özel şirket) ya da gideceği ülkeden bir sağlık sigortası yaptırması gereklidir. Öğrenciler Sağlık Sigortası için diledikleri bir sigorta şirketinden sağlık sigortası yaptırabilirler. Öğrenciler sigorta yaptırırken yurtdışına öğrenci olarak çıkacaklarını mutlaka belirtilmeli ve sigortanın gidilecek ülkeyi kapsayıp kapsamadığı mutlaka sorulmalıdır. Sağlık sigortası yaptırmadan önce SGK’ya uğrayın ve Türkiye’nin sosyal güvenlik anlaşmasının olduğu ülkeler konusunda bilgi alın. Eğer gideceğiniz ülke anlaşmalı ülkelerden biri ise sağlık sigorta belgelerini SGK’dan da yaptırabilirsiniz. SGK ya gitmeden önce Uluslararası İlişkilerden bu konuda evrak alınması gerekmektedir. SGK kapsamında; Almanya 4A, 4B,4C ve anlaşmalı olan diğer ülkeler için ise 4A grubu sigorta belgelerini SGK dan yaptırılır. SGK dan sağlık sigortası yapılsa bile seyahat sigortası da ayrıca yaptırılmalıdır.
ADIM 6:Bölüm İzni
Öğrenciler Bölümlerini ve Fakültelerini Erasmus programından yararlanacaklarına dair Bölüm/Fakülte sekreterliklerine bir izin dilekçesi sunacaklardır. “Bölüm İzni” dilekçesine öğrenciler kabul belgelerinin ve öğrenim anlaşmalarının fotokopilerini ekleyeceklerdir.
Bölüm izni dilekçesinin cevabı bölüm sekreterliğine gelecek (1,5-2 hafta sonra) kararın bir nüshası öğrencinin dosyasına konulmak üzere öğrenci işlerine gönderilecek, bir nüshası da Uluslararası ilişkiler Ofisine gönderilecektir.
Bölüm Kurul Kararı Dış ilişkilere ulaşmadan öğrenciye hibe ödemesi yapılmaz. Süreci hızlandırmak için öğrenci prosedürü elden de takip edebilir
ADIM 7:Hibe Sözleşmesi
Ziraat Bankasından kendi adına bir Euro hesabı açmalısın, bunu vizeye başvurmadan önce de açabilirsin.
Öğrencilere hibelerinin önce %80’i ödenir. Kalan %20 ödeme ise değişim döneminin sonunda öğrencinin gerekli belgeleri teslim etmesi sonucunda Katılım Belgesi üzerinde belirtilen açık tarihlere göre ve pasaport giriş-çıkış mühürlerindeki tarihlere göre tekrar hesaplanarak ödenir.
Öğrencilerin yurtdışında bulundukları süre içerisinde derslerine devam etmedikleri ve öğrenci olarak yapmakla yükümlü oldukları sorumluluklarını yerine getirmedikleri tespit edildiğinde, öğrencinin aldığı derslerden de başarısız olması durumu dikkate alınarak toplamda yurtdışında kaldığı sürede hak edeceği toplam hibenin%100’ü veya %20’si ödenmez
